Hinweise zum Verfassen von geschäftlichen E-Mails
Die Verwendung elektronischer Post ist insbesondere im Geschäftsleben eine Selbstverständlichkeit geworden. Genauso, wie es Regeln (und sogar DIN-Normen) zur Form klassischer Briefe gibt, gibt es Regeln für die Form von geschäftlichen E-Mails. Wer sich nicht an diese Regeln hält, wird vermutlich keine Bonuspunkte für Originalität bei seinem Geschäftspartner ernten, sondern läuft Gefahr, Verärgerung hervorzurufen und riskiert, dass die Nachricht ungelesen gelöscht wird.
Also:
- Am besten reine Text-Nachrichten ohne Schnörkel wie Fettdruck oder die Verwendung verschiedener Zeichensätze versenden.
- Aussagekräftige "Betreff"-Zeile wählen (E-Mails ohne Betreff-Angabe werden oft ungelesen gelöscht).
- Höfliche, angemessene Anrede. Bei einem Erstkontakt ist immer z. B. "Sehr geehrte ..." angebracht. Hat der Empfänger akademische Titel, so wird nur der der höchste angegeben. Nur bei vertrauterem Umgang kann eventuell später z. B. zu einem "Hallo Frau ..." oder "Lieber Herr ..." übergegangen werden. Eine mit "Guten Morgen, Herr ..." oder ähnlich beginnende Anrede ist unangebracht, da sie impliziert, dass der Empfänger die Nachricht kurz nach ihrem Verfassen lesen wird bzw. soll.
- Angemessener Gruß. Ein "Mit freundlichen Grüßen" ist zunächst immer richtig. "Hochachtungsvoll" ist sehr distanziert bis abweisend. Erst bei vertrauterem Umgang ist "Viele Grüße" üblich geworden. In geschäftlicher Kommunikation ist ein "Liebe Grüße" völlig fehl am Platz. Verwenden Sie auf keinen Fall "MfG"; das bedeutet nämlich "LmaA" und zeigt, dass Sie keine Kinderstube haben oder ihnen der Empfänger nicht die Zeit wert ist, die Worte auszuschreiben. Der Gipfel ist "mfg" ohne nachfolgenden Namen, was "LmkaA" bedeutet. Es ist auch unhöflich, den Gruß als erste Zeile in die Signatur aufzunehmen.
- Knapp, aber eindeutig formulieren.
- Möglichst wenige Rechtschreibfehler.
- Längere Textpassagen auf einzelne Absätze aufteilen.
- Keine Emoticons verwenden.
- Auf nicht allgemein bekannte Abkürzungen (wie IMHO, FYI, THX, SSIA, ...) verzichten.
- Nur unbedingt nötige Anhänge versenden und diese möglichst in Formaten, die auf den meisten Rechnern lesbar sind (also z. B. *.pdf statt *.doc oder *.docx). Die Anhänge sollte möglichst klein sein (pro E-Mail möglichst nicht mehr als wenige MByte).
- Bei inhaltlich anspruchsvollen E-Mails, die mehrfach hin- und her gehen (evtl. auch zwischen mehreren Beteiligten) den bisherigen Kommunikationsverlauf vollständig unter der aktuellen E-Mail stehen lassen. Ansonsten reicht es aus, die vorige E-Mail unter der eigenen Antwort wieder mitzusenden.
- Bei wichtigen E-Mails, die man nicht gleich beantwortet, zumindest den Erhalt und ggf. die Kenntnisnahme bestätigen.
- Eine "Empfangsbestätigung" nur dann anfordern, wenn der Inhalt der E-Mail wirklich sehr wichtig ist.
- Bei Menschen, mit denen man intensiv bezüglich verschiedener Angelegenheiten korrespondiert, pro E-Mail nur ein Thema behandeln.
- Da alle E-Mails von Geheimdiensten abgefangen, gespeichert und bei Bedarf ausgewertet werden, auf diesem Weg auf keinen Fall streng vertrauliche Informationen unverschlüsselt übermitteln.
Folgende Internet-Seiten enthalten weitere hilfreiche Hinweise:
- Hinweise von Prof. Dr. Michael Schmidt von der Uni Erlangen
- Artikel "Elektronischer Schriftverkehr" vom Handelsblatt
- "Geschäftliche E-Mails schreiben und beantworten" von Absolventa
- "E-Mail-Knigge" vom Playboy Berater
- Tipps zu Anrede und Gruß bei Akademikern von Studis online
- Sammlung von schlechten Beispielen auf Spiegel Online